介護現場での会議のあり方を実際に変えてみてどうだったか。報告会のような会議にしないためには。

かいごのしごと

介護の仕事を15年以上している私が、介護について語ります。現場職員で感じたことを綴ります。

今回の話のポイント
  • 各自で書面に目を通して、自ら情報を得てもらう。
  • 検討事項を募集、解決策も記入してもらい、それをたたき台に議論。
  • 実際に会議のあり方を変えてみて、どうだったか?

書面で配布して、各自で事前に目を通してもらう。

私は現在、特養でユニットリーダーとして介護職をしています。以前いた特養でも、現在いる特養でも、会議と言えば報告会のようなものでした。

現在就労している特養は入社して3年半ほどで、入社と同時に今のユニットのリーダーに着くことになりました。

前任のリーダーが行う会議を見せて頂きましたが、報告会のようなもので、伝達事項を報告し、会議の時に話し合いたいことなどを職員に尋ねるといった形で、介護現場によくある会議でした。

介護職の方はよく分かると思いますが、ユニット職員皆が揃う時間は大変貴重な時間です。

その貴重な時間を報告会のような会議で、終わらせてしまうのはもったいないなあと以前から感じていました。

そこで、会議のあり方を少し変えてみました。

法人や施設の決め事や伝達事項などは、ユニット会議内で伝達するのではなく、書面にしてファイルに閉じ、各自で読んでもらうことにしました。その書面には、読んで理解した人はサインをしてもらう欄を設け、自ら情報を収集してもらうことにしました。

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会議前に検討事項を募集、解決策も書いてもらい、たたき台にする。

伝達事項を書面で読んでもらうことにしたことで、今までそれらを報告していた時間が削減でき、新しいことに使える時間が生まれました。

日々、業務する中で「これでいいのかな?」とか「もっと良い方法があるのでは?」とか「こっちのやり方のほうがいいのでは?」といった疑問・改善点等が、リーダーだけでなく、イチ介護職員やったとしても、生まれてくると思います。

本当は会議内でそれらを検討する時間が欲しかったのですが、今までは十分に検討する時間が取れなかったり、それを各職員に尋ねる・考えることを仕組み化していなかったので、なかなか改善が図れないまま、業務が行われていました。

といっても、介護職はシフト制なので皆が集う時間も確保しづらい上、業務中もなかなかゆっくりと仕事について話す時間も確保できません。

そこで締切日を設け、会議前までに、疑問点や改善点など検討したいことを書面で書いてもらい、締切日までは職員皆が見る場所に貼付しておくことにしました。また、検討したいことを書く人は、「どうしたら解決するか」と言った解決策も併せて記入してもらうことにしました。

そうすることで、職員それぞれが「自分だったら、こうしたい」等自ら考えることにも繋がりますし、皆が見る所に一定期間貼付しておくことで、検討事項を書いた人以外も見ることになるので、「私だったら…」「僕だったら…」と各々考えることもできます。

また、検討事項を書いた際に併せて(記入者が考える)解決策を書いてもらうことで、それがたたき台となり、会議進行役は会議を進めやすくなるし、議論も活発になります。

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会議のあり方を変えてみて、どうだったか?

私もまだまだ試行錯誤中でありますが、まず大きな成果としては会議時間の短縮につながりました。

以前は最低でも1時間30分かかっていた会議が、1時間弱になりました。30分近く短縮できたのは大きいですね。

事前に検討事項を記入してもらう形にしたので、会議内で発言が少なかった人が検討事項を記入していたりして、会議に全員積極的に参加しているような雰囲気になりました。

若い介護職員が、ユニット内の雰囲気も良くなりましたよねと言ってくれるようになった。誰もが会議内で発言できる雰囲気を作ったので、自分の意見も聞いてくれるんだと思えるようになったんだと思います。(意見とか言いやすいし…って言ってくれたので。)

事前に検討事項を記入してもらう形にし、併せてそこに記入者が考える解決策も記入してもらうので、会議進行役(私)は会議が進行しやすくなった。

私自身、会議を進行するのは上手でもないし、喋りもうまくないので、いつも会議の進行に悩まされていました。解決策を記入してもらうことで、それをたたき台として、議論が進めやすくなり、他に良い解決策があるか皆で検討してみたり、他に良い解決策がない場合は、たたき台となった解決策を試行してみようと提案でき、またそれを1ヵ月後の会議で評価する等で、次に繋げられる会議の進め方ができるようになりました。

これで、PDCAサイクルも回せているような形なので、少しずつより良いケアにつなげていけるのかなあと感じています。(まだまだですが…)

変更してみてのポイント
  1. 会議時間の短縮 ⇒ 最低1時間30分以上 → 1時間弱 に
  2. 発言少なかった人が会議でも発言できる雰囲気になった。
  3. ユニット内の雰囲気が良くなったと職員が言ってくれた。→ 発言しやすい雰囲気。
  4. 進行役が会議を進めやすくなった。 → 議論することとたたき台があるので。
  5. 次に繋げられる会議となった。→ 1か月後の会議で再評価など。PDCAサイクル。

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